從檔案館的文化宣傳與公共性質(zhì)說開去。美國國家檔案館會(huì)定期開展文化活動(dòng)，如三月以婦女節(jié)為契機(jī)推出的“女性歷史月”展覽；美國國家檔案館官方網(wǎng)站還設(shè)有“教育資源”、“退伍軍人記錄”等固定板塊方便特定人群進(jìn)行利用，公眾對(duì)于“能夠便利利用檔案”這一點(diǎn)有很高的認(rèn)同度。我國新檔案法中規(guī)定：“單位和個(gè)人持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案?！睂?shí)施辦法中則補(bǔ)充說明了“合法證明”包括“介紹信或者工作證、身份證等”。整體而言，雖然強(qiáng)調(diào)了公民的合法利用權(quán)利，但留有很大彈性空間，這意味著仍然不能達(dá)到“公共”的性質(zhì)，更不能與博物館、圖書館一類文化機(jī)構(gòu)的開放性相提并論。檔案是由官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)以及一定的個(gè)人、家庭和家族形成的。企業(yè)檔案產(chǎn)品介紹
檔案管理要素
1、檔案與工齡：很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時(shí)辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。
2、檔案與福利：畢業(yè)生在個(gè)人辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、繼續(xù)深造(如出國、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個(gè)人切身利益的問題時(shí)，都要用到檔案。
3、檔案與因公出國政審：因公出國政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政度審查，如果檔案材料不全，政審機(jī)構(gòu)就會(huì)拒絕審查。
4、補(bǔ)辦檔案與原始材料：雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在，勢(shì)必造成一定損失。 淮安工商檔案交易價(jià)格檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
負(fù)責(zé)采購信息統(tǒng)計(jì)、合同檔案的管理工作。（1）負(fù)責(zé)按月、季、年上報(bào)采購信息資料。（2）負(fù)責(zé)采購信息的采集。（3）負(fù)責(zé)對(duì)公開招標(biāo)信息、中標(biāo)信息、違規(guī)通報(bào)、投訴處理信息及按規(guī)定應(yīng)公告的其他信息的公布。（4）負(fù)責(zé)中心檔案資料的收集、整理、分類、編目、立卷、歸檔工作。（5）對(duì)采購檔案做到妥善保管、存放有序、方便查閱，防止毀損、散失和泄密等。（6）負(fù)責(zé)保管計(jì)算機(jī)的磁帶、磁盤等磁性介質(zhì)檔案和光盤，并按規(guī)定負(fù)責(zé)查詢、存放、復(fù)制等。（7）對(duì)批準(zhǔn)查閱采購檔案的人員要及時(shí)進(jìn)行登記。（8）負(fù)責(zé)對(duì)中心各部室的檔案工作進(jìn)行審核。（9）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。檔案要分類存放,如:屬采購的,人事檔案的,建設(shè)合同等要?dú)w類存放還要按時(shí)間順序,內(nèi)容保密程度,標(biāo)的的大小等要求存放.存放的時(shí)候除了裝袋外還要在袋上簡明扼要的說明袋內(nèi)的內(nèi)容.并做好檔案的存放登記,以及調(diào)閱,移交登記.
廣義上的歸檔文件是一個(gè)泛指性概念，包括機(jī)關(guān)形成須歸檔保存的所有文件材料。《規(guī)則》對(duì)這一概念的使用和限定，使“歸檔文件”具有了專指性意義，即“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案、保存的各種紙質(zhì)文件材料”。其中，“辦理完畢”是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實(shí)際工作中否定在發(fā)揮作用。比如請(qǐng)示與批復(fù)，在復(fù)文發(fā)出或收到以后。在文書處理上就算已辦理完畢；本機(jī)關(guān)的發(fā)文，文件印發(fā)也就算辦理完畢。但：有的文件如請(qǐng)示、報(bào)告等需要上級(jí)部門給予批復(fù)、批示和答復(fù)的，要等待批復(fù)，批示答復(fù)，收到后再歸檔。有的文件，如計(jì)劃，規(guī)則、請(qǐng)示、規(guī)定等，在貫徹執(zhí)行上需要很長時(shí)間，但印發(fā)或傳閱后，其文書處理程序已經(jīng)完成，也算辦理完畢。甲骨檔案是我國現(xiàn)存歷史的檔案中年代久遠(yuǎn)的。
確定檔案的特征信息：在檔案管理系統(tǒng)中，檔案的編號(hào)由安全等級(jí)、年級(jí)、專業(yè)編號(hào)、班級(jí)代號(hào)、種類代號(hào)和檔案數(shù)量序號(hào)組成，需要在錄入前，確定每個(gè)特征信息的準(zhǔn)確性；檔案名稱的錄入：在登錄檔案管理系統(tǒng)后，按照系統(tǒng)提示，依次輸入編號(hào)組成所需要的信息，包括年級(jí)、專業(yè)編號(hào)、班級(jí)代號(hào)、種類代號(hào)和檔案數(shù)量序號(hào)，錄入后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成檔案編號(hào)，同時(shí)系統(tǒng)發(fā)出圖片請(qǐng)求，錄入者按照系統(tǒng)要求上傳檔案封面或首頁的圖片，完成上述要求后，系統(tǒng)將錄入信息進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)檔案管理工作及檔案內(nèi)容進(jìn)行了不同程度的數(shù)字化與信息化。標(biāo)準(zhǔn)檔案方法
金文檔案是繼甲骨檔案后又一種珍貴的歷史檔案。企業(yè)檔案產(chǎn)品介紹
系統(tǒng)將錄入信息進(jìn)行存儲(chǔ)，并將錄入信息的時(shí)間、檔案的編號(hào)、名稱以及錄入者的信息生成憑證，便于后續(xù)的查找和管理；檔案的查詢：登錄檔案管理系統(tǒng)，輸入需要查詢檔案的編號(hào)或者輸入相關(guān)的特征信息，如專業(yè)編號(hào)、種類代號(hào)和關(guān)鍵字等，系統(tǒng)查詢到相關(guān)資料后，以列表的形式顯示出，查詢者根據(jù)顯示出的檔案編號(hào)及封面圖片信息，可準(zhǔn)確的找到需要的資料，在查詢安全等級(jí)在ⅱ級(jí)以上的檔案時(shí)均需要向系統(tǒng)發(fā)出查詢請(qǐng)求，并通過雙眼、指紋和頭像中任意一生物特征的認(rèn)證后，可獲取檔案，如未通過，則直接退出登錄。企業(yè)檔案產(chǎn)品介紹
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