電子檔案柜管理系統(tǒng)是一套面向檔案管理人員日常辦公使用的檔案資料管理系統(tǒng)，結(jié)合電子檔案柜、條碼打印機(jī)、條碼掃描槍、電腦、高拍儀等外設(shè)實(shí)現(xiàn)對電子檔案柜控制、檔案電子化數(shù)據(jù)和檔案實(shí)物的集中建設(shè)和管理，對檔案的采集、歸檔、入盒、上架、借閱、銷毀的一個(gè)閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的管理，為工作人員查找檔案提供了方便，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。電子檔案柜管理系統(tǒng)是一套面向檔案管理人員日常辦公使用的檔案資料管理系統(tǒng)，結(jié)合電子檔案柜、條碼打印機(jī)、條碼掃描槍、電腦、高拍儀等外設(shè)實(shí)現(xiàn)對電子檔案柜控制、檔案電子化數(shù)據(jù)和檔案實(shí)物的集中建設(shè)和管理，對檔案的采集、歸檔、入盒、上架、借閱、銷毀的一個(gè)閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的管理，為工作人員查找檔案提供了方便，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。電子檔案柜是檔案安全保管的重要因素之一。石家莊電力電子檔案柜
在安裝電子檔案柜之前，應(yīng)該考慮到電子檔案柜所擺放放置的位置。盡可能要選擇一個(gè)相對比較大的空間，這樣能夠更加的節(jié)省空間。而從文件資料的保管來說，空間較大的話也利于空氣的流動，不至于檔案室過于潮濕。有需要的話檔案室可以增加除濕機(jī)、空調(diào)以及溫度計(jì)等用來讓文件資料有一個(gè)合適的存放環(huán)境。那么在安裝完畢后，進(jìn)行調(diào)試應(yīng)該注意哪些方面呢?整體檢查一下檔案密集架外觀有什么損壞的地方，然后進(jìn)行使用檢驗(yàn)，檢驗(yàn)電子檔案柜的使用是否正常。在使用中電子檔案柜的過程中應(yīng)該注意測試一下安裝后的電子檔案柜在整體使用中噪音是否很大，其標(biāo)準(zhǔn)一般是在10厘米內(nèi)能會否聽到為準(zhǔn)。安裝結(jié)束之后，應(yīng)該進(jìn)行一些必要的調(diào)試工作并整體檢查一下電子檔案柜，看電子檔案柜是否能夠正常運(yùn)行，有問題及時(shí)調(diào)整避免后期檔案入柜后的麻煩。電子檔案柜運(yùn)行良好后，要進(jìn)行必要的清潔消毒，尤其是清潔度要求高的物品時(shí)應(yīng)該提前對檔案柜進(jìn)行消毒處理。在放置檔案之前，需要對電子檔案柜應(yīng)該進(jìn)行必要的清潔工作，但在清潔過程中應(yīng)該避免使用太潮濕的抹布，要保證電子檔案柜的干燥，以免水汽對貴重檔案文件產(chǎn)生損壞。山東財(cái)務(wù)電子檔案柜電子檔案柜對檔案的安全保管提供強(qiáng)有力的支持。
隨著社會的發(fā)展,以往傳統(tǒng)的人事檔案管理被新事物所取代電子檔案柜的出現(xiàn)促使產(chǎn)生現(xiàn)代化的人事檔案數(shù)字化管理.電子檔案柜改變了傳統(tǒng)的檔案管理先應(yīng)該按文件號碼索引找到原始文件,然后手動執(zhí)行.因?yàn)槲募?shù)量非常大,查找起來非常不方便,部分檔案借閱后由于歸檔不及時(shí),造成檔案丟失,某些密級較高的檔案保密性不夠,檔案的盤點(diǎn)工作量巨大等問題,嚴(yán)重地制約了人事檔案管理工作水平的提升.同時(shí)電子檔案柜改變紙質(zhì)的檔案管理由于時(shí)間的積累,會形成龐大的數(shù)量,堆積起來不方便管理,所以,研究出一個(gè)新型的智能檔案管理系統(tǒng)迫在眉睫,它能在企業(yè)人事檔案中發(fā)揮巨大的作用.本文以射頻識別(RadioFrequency Identification,簡稱RFID)電子標(biāo)簽作為信息存儲媒介
目前，企業(yè)檔案工作制度主要是建立在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上，但電子檔案柜也在被頻繁使用。即傳統(tǒng)載體檔案的單套制管理或者傳統(tǒng)載體和數(shù)字化后形成的副本同時(shí)存在的情況下的制度體系。電子檔案柜與電子檔案的產(chǎn)生、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用與傳統(tǒng)載體檔案相比有著較大區(qū)別。重點(diǎn)體現(xiàn)在管理對象由傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變，管理方式由手工管理向系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變，管控模式由行政管理向協(xié)同治理轉(zhuǎn)變，利用方式由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)有的基于傳統(tǒng)載體和傳統(tǒng)管理模式的檔案管理制度體系已不能滿足電子檔案單套制管理的需求。電子檔案柜的問世是一個(gè)檔案管理員追求完美主義的表現(xiàn)。
電子檔案柜有兩種常規(guī)類型，一個(gè)是帶工作臺，另一個(gè)是不帶工作臺，兩者優(yōu)缺點(diǎn)在于帶工作臺整理檔案比較方便靈活，柜內(nèi)空間更大些儲存檔案更多些，要比不帶工作臺多一層柜斗，整體看上去比較美觀上檔次，但缺點(diǎn)也是顯而易見的，就是占地面積要大。那我們檔案室該如何布置電子檔案柜呢？小編總結(jié)了下，標(biāo)準(zhǔn)電子檔案柜柜體深度為890mm，加工作臺深度尺寸為400mm,總計(jì)為1290mm，總體還是要看檔案室室內(nèi)的面積和檔案盒的份數(shù)，如果檔案室室內(nèi)面積比較大，那小編覺得優(yōu)先選擇帶工作臺的，如果室內(nèi)面積較小，檔案份數(shù)較多，那只能選層不含工作臺的，這樣可以充分節(jié)利用室內(nèi)面積，還有電子檔案柜的擺放位置也是非常重要，盡量靠墻邊擺放有窗戶的地方需要安裝窗簾不要讓回轉(zhuǎn)柜被太陽直射，以免長時(shí)間強(qiáng)光直射導(dǎo)致柜體顏色泛黃，影響美觀。電子檔案柜是規(guī)范管理的基本要求。山東財(cái)務(wù)電子檔案柜
電子檔案柜的使用場景包含哪些,該從哪方面考慮？石家莊電力電子檔案柜
本發(fā)明涉及國家電網(wǎng)計(jì)量中心標(biāo)準(zhǔn)量傳技術(shù)領(lǐng)域,尤其是涉及一種具有RFID電子檔案柜管理系統(tǒng)的檔案柜及方法;采用包括具有多個(gè)儲物位的柜體,電子檔案柜所述儲物位內(nèi)均設(shè)有RFID儲位傳感器,電子鎖和門狀態(tài)傳感器,所述柜體上還設(shè)有檔案管理處理器的設(shè)計(jì);電子檔安柜無需工作人員手持?jǐn)?shù)據(jù)掃描器對儲物位的檔案上的標(biāo)簽進(jìn)行一一掃描,每個(gè)儲物位都配有所述RFID儲位傳感器,實(shí)時(shí)監(jiān)測檔案的存取狀態(tài),與檔案管理處理器進(jìn)行通訊,就可以查看各所述儲物位內(nèi)檔案的狀態(tài),實(shí)現(xiàn)自動盤點(diǎn);且在取檔案或放檔案后對所述柜體內(nèi)的檔案進(jìn)行自動核對,實(shí)現(xiàn)了所述儲物位內(nèi)檔案的自動盤點(diǎn),取錯(cuò)檔案或放錯(cuò)檔案都能及時(shí)報(bào)警,確保了存取檔案的準(zhǔn)確性.石家莊電力電子檔案柜
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