優(yōu)化會議方案控時間：1、根據(jù)議題的重要性和議題之間的連貫性，科學合理確定會議議程，分配議題時間、明確時間節(jié)點，保障會議運轉(zhuǎn)高效順暢。2、要根據(jù)會議性質(zhì)和議題輕重緩急，向領(lǐng)導建議較為合適的議題數(shù)量，防止因議題數(shù)量過多而導致固定時間內(nèi)討論不充分或會議時間被延長。比如，征求意見座談會一般應一會一題，研究具體事項的會議一般應控制在五項議題內(nèi)。要與議題承辦部門充分溝通，共同做好上會議題有關(guān)準備工作，對醞釀不成熟、準備不充分的議題，及時建議領(lǐng)導推遲上會。3、會議的重點、復雜環(huán)節(jié)要準備細致，詳細制定運行流程。比如會中轉(zhuǎn)換議題、頒獎等，涉及人員轉(zhuǎn)場、會場布置等，從人員排序站位、移動路線，到服務人員進場時機、會場布置方式、所需時間等各環(huán)節(jié)要事先明確，做到變而有序、快而不亂。 嚴謹細致，搞好場內(nèi)服務。呈貢一站式會議服務細節(jié)
例行服務：會議舉行期間，一般應安排專人在會場內(nèi)外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進行重點照顧。對于與會者的正當要求，應有求必應。餐飲安排：舉行較長時間的會議，一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時，還應為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會上所提供的飲料，便于與會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。安寧培訓會議服務策劃會議種類多種多樣，會議規(guī)模有大有小，對控制時間的要求各有不同，只有精益求精地搞好會務服務！
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花；桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一?，F(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。這些資料包括桌椅、茶水、簽到簿、名冊、會議議程、黑板、白板、筆等。接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個崗位。
會議服務禮儀：服務員接到召開會議的通知單后，要掌握以下情況：出席會議的人數(shù)；會議類型、名稱；主辦單位；會議日程安排；會議的賓主身份；會議標準；會議的特殊要求及與會者的風俗習慣。調(diào)配人員、分工負責。會前，主管人員或經(jīng)理要向參加會議服務的所有人員介紹會議基本情況，說明服務中的要求和注意事項，進行明確分工。使所有服務員都清楚知道工作的整體安排和自己所負責的工作，按照分工，各自準備工作。會議開始前幾十分鐘，服務員要各就其位準備迎接會議賓客。如果與會者是住在本酒店的客人，只需在會議室入口處設迎賓員；如果與會者不在此住宿，還應在本店大廳門口處設迎賓員歡迎賓客，并為客人引路。簡化迎送接待、嚴控會外活動。
會后服務：（一）會議結(jié)束時，服務人員應及時打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌送客，向客人微笑點頭，并說“慢走、再見”。會后及時做好會場清理工作。若發(fā)現(xiàn)客人遺留物品迅速與有關(guān)單位聯(lián)系。（二）會議服務結(jié)束后，服務主管人員應主動及時填寫《會議服務意見單》征求會議主辦單位的意見，以總結(jié)工作，改進服務，意見單計入年終考核范圍。（三）嚴格做好保密工作，不詢問、議論、外傳會議內(nèi)容和領(lǐng)導講話內(nèi)容，不帶無關(guān)人員進入工作間。會議方案是組織籌備會議的總遵循，是從源頭把控會議時間的重要依據(jù)。高新區(qū)會議服務哪家好
查漏補缺，及時會后總結(jié)。呈貢一站式會議服務細節(jié)
一次成功的會議，不僅要有充分的會前準備，周到的會中服務，而且要做到善始善終，超前謀劃、合理安排會后有關(guān)工作。一是統(tǒng)籌做好會后服務。要注重統(tǒng)籌銜接，提前擬定大會閉幕后系列后續(xù)會議和活動的組織實施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。二是做好會后總結(jié)。及時總結(jié)會務工作中的經(jīng)驗和教訓，對已有的會務工作流程、工作規(guī)則等進行修改和完善，使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收會議人員對會務工作的意見和建議，認真采納其中的合理部分，促進辦會能力不斷提高。三是及時整理會議資料。要牢固樹立檔案意識，在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發(fā)言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會提供工作參考。呈貢一站式會議服務細節(jié)
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