無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)：傳統(tǒng)會(huì)議的種種短板，讓會(huì)議工作者和參與者頭疼。1、會(huì)議準(zhǔn)備費(fèi)時(shí)費(fèi)力且不環(huán)保。每次會(huì)議的紙張等造成大量的資源浪費(fèi)，環(huán)境污染。2、靈活性差，臨時(shí)會(huì)議或緊急會(huì)u議時(shí)，或是出現(xiàn)人員變動(dòng)時(shí)，往往準(zhǔn)備不足，手忙腳亂，甚至手寫有名的品牌等時(shí)有發(fā)生。3、會(huì)議各種展示工具繁瑣麻煩，筆記本、投影儀、白板、紙、筆、激光筆…… 每次開(kāi)會(huì)都要大件小件、長(zhǎng)線短線的整理半天。4、會(huì)議保密性差，傳統(tǒng)會(huì)議保密資料打印后難以及時(shí)銷毀，會(huì)議保密性也難以保障。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)可設(shè)置保密會(huì)議模式，保密會(huì)議中的資料不可拷貝，與會(huì)人員人員指紋簽到確保會(huì)議保密性。會(huì)議系統(tǒng)也需要提供在線投票和調(diào)查功能，以便于參會(huì)人員表達(dá)意見(jiàn)。深圳智能化會(huì)議系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
某個(gè)會(huì)議室哪個(gè)時(shí)間段可以使用？參會(huì)人員要組織會(huì)議要跑去和前臺(tái)報(bào)備，前臺(tái)需要翻看各種記錄來(lái)確定哪間會(huì)議室可用等等。當(dāng)這些問(wèn)題都在人工管理模式下，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，有時(shí)候行政告知你的會(huì)議室無(wú)人情況，你到了之后發(fā)現(xiàn)里面有人，有些告知你正在開(kāi)會(huì)的會(huì)議室，目前是沒(méi)有人所在的，為了這個(gè)會(huì)議你甚至需要在會(huì)議室和行政之間來(lái)來(lái)往返?？偨Y(jié)以上問(wèn)題之后，就來(lái)說(shuō)說(shuō)會(huì)議管理系統(tǒng)了，那什么叫會(huì)議管理系統(tǒng)呢？就是可以把會(huì)議室的實(shí)物和人的需求虛擬化進(jìn)行智能應(yīng)用，提高效率，節(jié)省成本。很顯然，會(huì)議管理系統(tǒng)可以幫助公司解決上述的弊端。佛山視頻會(huì)議系統(tǒng)廠家直銷參會(huì)人員需要能夠方便地查看其他人員的聯(lián)系信息與背景資料。
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息交流和溝通也就變得越來(lái)越頻繁，越來(lái)越重要，各種視聽(tīng)設(shè)備、投影設(shè)備、會(huì)議系統(tǒng)等開(kāi)始進(jìn)入各行各業(yè)。會(huì)議室、電化教學(xué)室等，已經(jīng)不是以前的一張講臺(tái)一張椅子一個(gè)話筒了，取而代之的是各種先進(jìn)的多媒體會(huì)議及教學(xué)設(shè)備，如：投影機(jī)、影碟機(jī)、錄像機(jī)、視頻展示臺(tái)、多媒體電腦、電動(dòng)屏幕等。同時(shí)，一些大型會(huì)議室還配備了同聲傳譯系統(tǒng)、電子表決系統(tǒng)、大屏幕投影、多畫面切換系統(tǒng)等。多種設(shè)備的使用必定帶來(lái)煩雜的設(shè)備操作，如：要打開(kāi)多種設(shè)備電源，要關(guān)閉燈光，要頻頻切換各種音視頻信號(hào)，要不斷切換投影畫面.....等等。在這種情況下，一種能夠集中管理這些設(shè)備，并能同時(shí)控制會(huì)議室、教室各種資源的‘中間控制系統(tǒng)’設(shè)備便應(yīng)運(yùn)而生?！?/p>
會(huì)議管理系統(tǒng)的功能有：嘉賓簡(jiǎn)介批量在線調(diào)整、嘉賓日程短信提醒以及參會(huì)人自由選擇關(guān)注嘉賓。擁有H5邀請(qǐng)函、微站、官網(wǎng)等多種高效邀約方式。在H5邀請(qǐng)函中，主辦方可以主動(dòng)可以加入合適的圖片、音樂(lè)、視頻，自行選擇邀請(qǐng)函風(fēng)格，給受邀者帶來(lái)難忘的視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)雙重享受，既有體驗(yàn)感又有儀式感，顯示出對(duì)嘉賓的重視程度，提高其會(huì)議體驗(yàn)。防疫、簽到兩不誤，線下活動(dòng)的入場(chǎng)管理，需要實(shí)現(xiàn)“安全+高效”雙重功效?？梢詾闀?huì)議活動(dòng)提供“人臉識(shí)別+智能測(cè)溫”有障礙閘機(jī)簽到方式，嘉賓入場(chǎng)管理全程無(wú)任何接觸，刷臉的同時(shí)啟動(dòng)自動(dòng)測(cè)溫，當(dāng)人臉和體溫校對(duì)同時(shí)滿足要求時(shí)，閘機(jī)門打開(kāi)，嘉賓完成入場(chǎng)。整個(gè)過(guò)程，只需要幾秒就可完成實(shí)名驗(yàn)證。同時(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)打通嘉賓注冊(cè)數(shù)據(jù)和簽到數(shù)據(jù)，嘉賓信息和測(cè)溫情況相綁定，幫助主辦方打造智能防疫閉環(huán)管理，智能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查找和追溯。會(huì)議系統(tǒng)需要提供會(huì)議輪次和議程周期的管理和調(diào)度功能，方便持續(xù)討論和決策。
建設(shè)智慧辦公無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的步驟如下：系統(tǒng)分析：根據(jù)業(yè)務(wù)需求、用戶意見(jiàn)和系統(tǒng)功能要求，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析與策略確定；硬件選型：根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定系統(tǒng)所需的網(wǎng)絡(luò)硬件、設(shè)備庫(kù)存等，進(jìn)行硬件選型；網(wǎng)絡(luò)搭建：根據(jù)選定硬件，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)搭建，實(shí)時(shí)更新系統(tǒng)架構(gòu)；軟件功能：根據(jù)功能需求，進(jìn)行軟件功能選擇和系統(tǒng)測(cè)試；系統(tǒng)集成：根據(jù)具體情況將軟硬件相結(jié)合，在實(shí)際場(chǎng)景下進(jìn)行模擬測(cè)試；安全保障：對(duì)系統(tǒng)單元、總體目標(biāo)、安全實(shí)施進(jìn)行保障，建立、優(yōu)化安全保障機(jī)制；教育培訓(xùn)：在系統(tǒng)建設(shè)完成后，對(duì)管理員、用戶進(jìn)行系統(tǒng)操作和維護(hù)、使用的相關(guān)教育培訓(xùn)。會(huì)議系統(tǒng)具備日程爭(zhēng)執(zhí)檢測(cè)的功能，避免同時(shí)安排多個(gè)爭(zhēng)執(zhí)的會(huì)議。東莞智能化會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備
會(huì)議系統(tǒng)支持與其他團(tuán)隊(duì)協(xié)作平臺(tái)的集成，以便于跨部門協(xié)作和信息共享。深圳智能化會(huì)議系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
當(dāng)管理人員初次注冊(cè)登錄到系統(tǒng)時(shí)，需要先將公司所在的區(qū)域、組織架構(gòu)、人員、會(huì)議室等的信息全部填寫完畢，順序依次為：區(qū)域管理-組織構(gòu)架-人員信息-會(huì)議室管理，順序千萬(wàn)不能搞錯(cuò)，不然有些操作會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。當(dāng)全部的信息填寫完成之后，將各員工對(duì)應(yīng)的郵箱密碼發(fā)送出去，之后員工就可以使用郵箱密碼登錄該平臺(tái)，通過(guò)【我的會(huì)議】來(lái)進(jìn)行一個(gè)會(huì)議的預(yù)約操作，員工可在此界面將需要的會(huì)議相關(guān)信息填寫完成，之后提交申請(qǐng)即可。員工也可以通過(guò)【會(huì)議室】狀態(tài)來(lái)查看會(huì)議室當(dāng)前會(huì)議室的情況，便于選擇。管理人員可定時(shí)定期的根據(jù)【會(huì)議報(bào)表】功能來(lái)查看會(huì)議相關(guān)數(shù)據(jù)，通過(guò)該數(shù)據(jù)來(lái)自定義的調(diào)整會(huì)議室的情況，將會(huì)議室相關(guān)的效率提至較高，也可以根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯報(bào)，讓老板進(jìn)行一些的改變。深圳智能化會(huì)議系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
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