電子公文檔案管理制度

1.建設(shè)單位應(yīng)明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確與項(xiàng)目建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備滿足項(xiàng)目檔案工作需要的檔案人員，在項(xiàng)目建設(shè)期間應(yīng)保持檔案人員的穩(wěn)定。2.項(xiàng)目檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，掌握一定的項(xiàng)目管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)，經(jīng)過項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)。3.建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門、各參建單位應(yīng)配備專人或指定人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件管理工作，在項(xiàng)目建設(shè)期間不得隨意更換。4.建設(shè)單位應(yīng)建立以檔案管理機(jī)構(gòu)為重點(diǎn)，工程管理相關(guān)部門和參建單位參與的項(xiàng)目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，并建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。機(jī)關(guān)檔案的管理規(guī)定4。電子公文檔案管理制度

檔案管理應(yīng)對(duì)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的下列材料，應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍：1.反映機(jī)關(guān)、團(tuán)體組織沿革和主要職能活動(dòng)的。2.反映國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位主要研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和服務(wù)活動(dòng)，以及維護(hù)國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位權(quán)益和職工權(quán)益的。3.反映基層**性自治組織城鄉(xiāng)社區(qū)治理、服務(wù)活動(dòng)的。4.反映歷史上各時(shí)期國(guó)家治理活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)科技發(fā)展、社會(huì)歷史面貌文化習(xí)俗、生態(tài)環(huán)境的。5.法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的。非國(guó)有企業(yè)、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位依照前款第二項(xiàng)所列范圍保存本單位相關(guān)材料。電子公文檔案管理制度電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范。

1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31)執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62)執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識(shí)別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。3.機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。4.各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫(kù)融合管理。

照片檔案管理規(guī)范分類和排列1.同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。2.同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時(shí)間排列。命名1.整理過程中，應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名。2.數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號(hào)-張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。保管期限代碼：分別用”YJ“、“30”、“10”是指長(zhǎng)久、30年、10年。年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。照片組號(hào)：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號(hào)。張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號(hào)。電子檔案的形成要求。

電子檔案管理：文件收集按照電子公文歸檔范圍的要求，完成電子公文及其元數(shù)據(jù)的收集，收集宜采用自動(dòng)捕獲方式，在無法自動(dòng)捕獲的情況下也可手工錄人。文件收集的步驟如下：a)捕獲：在電子公文形成和辦理過程中應(yīng)隨時(shí)捕獲擬歸檔電子公文；電子公文元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)一起捕獲；捕獲的電子公文及元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全、完整，保持電子公文之間的有機(jī)聯(lián)系；電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)應(yīng)與其形成時(shí)保持一致。b)錄人：對(duì)于部分未進(jìn)入電子公文系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)的文件，可通過文件掃描并著錄元數(shù)據(jù).電子公文上傳掛接，脫機(jī)數(shù)據(jù)包導(dǎo)入等方式完成電子公文的收集。電子公文元數(shù)據(jù)著錄應(yīng)滿足第7章的要求。c)轉(zhuǎn)換：電子公文捕獲或錄入后，對(duì)于不符合歸檔格式要求的電子公文應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以滿足歸檔電子公文保存和利用的需求。檔案檢查工作的程序。電子公文檔案管理制度

檔案館的監(jiān)督與檢查工作。電子公文檔案管理制度

檔案管理1.開展電子公文歸檔工作應(yīng)遵循保留形成原貌，保持有機(jī)聯(lián)系、保證長(zhǎng)期可用的原則。電子公文歸檔過程中發(fā)生責(zé)權(quán)交接、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)變等重大變化時(shí)應(yīng)形成并留存其變化記錄。2.電子公文歸檔時(shí)應(yīng)要求歸檔信息包中不包含非開放的壓縮、加密、鑒名、印章、時(shí)間戳等技術(shù)措施，以減少技術(shù)依賴性。3.電子公文收集、整理，移交工作應(yīng)由電子公文形成或辦理部門完成，檔案部門負(fù)責(zé)檔案接收并對(duì)整個(gè)歸檔過程子以必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.電子公文擬制或辦理時(shí)應(yīng)確定是否需要?dú)w檔，歸檔工作宜采用隨辦隨歸方式，向檔案部門移交時(shí)間不能超過電子公文整理完成后的次年6月。5.黨政機(jī)關(guān)依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求制定電子公文歸檔范圍和保管期限表。電子公文檔案管理制度

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