在辦理托運(yùn)手續(xù)時，除按一般規(guī)定外，托運(yùn)人必須提交貨物說明書，以及裝卸、加固等具體要求，在特殊情況下，還須向有關(guān)部門辦理準(zhǔn)運(yùn)證。承運(yùn)人應(yīng)根據(jù)托運(yùn)人提供的有關(guān)資料進(jìn)行審核，掌握貨物的具體特征，選擇適合的車輛，在具備安全運(yùn)輸條件和能力的情況下，再辦理承運(yùn)手續(xù)。承運(yùn)人應(yīng)根據(jù)大件貨物的外形尺寸和車貨質(zhì)量，在起運(yùn)前會同托運(yùn)人勘察作業(yè)現(xiàn)場和運(yùn)行路線，了解沿途道路線形和橋涵通過能力，并制定運(yùn)輸組織方案。涉及到其他部門的應(yīng)事先向有關(guān)部門申報并征得同意，方可起運(yùn)。
對于一些航線及港口較偏僻，并且客戶提出要交貨到內(nèi)陸點(diǎn)的拼箱貨物，成交簽約前先咨詢，確認(rèn)有船公司及貨代公司可以承接辦理這些偏僻港口、內(nèi)陸點(diǎn)交貨及相關(guān)費(fèi)用后再簽約。各地海關(guān)對敏感性和受商標(biāo)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的商品將重點(diǎn)查驗(yàn)。對于涉及知識產(chǎn)權(quán)的貨物，應(yīng)提前填妥“知識產(chǎn)權(quán)申報表”，無論有無品牌，也無論是本公司或工廠注冊的商標(biāo)，還是客戶定牌．都應(yīng)事先準(zhǔn)備妥相關(guān)的注冊商標(biāo)的資料或客戶的授權(quán)書；對于貨物品種繁多，一票托單中有多種不同類型的商品，制單時應(yīng)詳盡羅列各種貨名及貨號，不要籠統(tǒng)用一個大類商品編碼代替，報關(guān)時會引起海關(guān)的疑問，被查驗(yàn)時發(fā)現(xiàn)與實(shí)際貨物不符，帶來不予放行的麻煩。
普貨拼箱和危險品拼箱的區(qū)別：首先訂艙時間不同，危險品拼箱需要提前10天左右訂艙，而普通貨物只需要提前5到7天。危險品訂艙需要產(chǎn)品的資料給船公司嚴(yán)格審核才能放倉位，而普通貨物很快就可以放倉位。操作上危險品需要提前向口岸海事局進(jìn)行危險品申報，普通貨物不用這一步。裝箱的時候普通貨物拼箱沒有什么限制，而危險品不是所有的貨的可以裝，例如酸類貨物和堿類貨物就不能一起。集裝箱進(jìn)港的方式也有所差別，普通貨物開港了就可以進(jìn)，而危險品需要港區(qū)受理了才能進(jìn)港。
物流運(yùn)送企業(yè)由于職業(yè)特色，傳統(tǒng)操作過程復(fù)雜，文件繁復(fù)，競賽日趨激烈。越來越多的信息問題涌現(xiàn)出來，例如：一方面，要不斷開發(fā)客戶商場，對客戶的基本材料，貨品分布情況、聯(lián)系人的喜好及聯(lián)系方法有較為全面的了解，另一方面，要作好財政的收付作業(yè)，保證運(yùn)費(fèi)能按時的收付，欠款一目了然，及時催繳。以往查閱厚厚的文件材料的做法，顯然是不可取的。有必要采取更有用的處理辦法。同時搜集處理信息的速度、信息的準(zhǔn)確性、安全性，還影響到公司全體的辦理水平和決策層對全體事務(wù)的操控和協(xié)調(diào)。選用計算機(jī)軟件辦理信息是處理上述問題的一個卓有成效的辦法。